L’accélération des technologies digitales pousse les entreprises à repenser leur organisation, notamment en matière de gestion documentaire. Face à cette évolution, Zeendoc s’impose comme une solution incontournable. Découvrez pourquoi ce logiciel made in France est le choix judicieux pour optimiser vos processus documentaires.
Qu’est-ce que Zeendoc ?
Zeendoc est un logiciel de gestion électronique de documents (GED) développé par Sages Informatique, une entreprise corse créée il y a plus de vingt ans. Conçu pour répondre aux besoins des entreprises françaises en matière de transformation digitale, ce logiciel SaaS permet de dématérialiser, stocker et sécuriser tous types de documents électroniques.
Avec ses fonctionnalités complètes, Zeendoc facilite la gestion, le traitement, la recherche et l’archivage des documents au sein d’une base unique, centralisée et sécurisée. Cette solution optimisée est utilisée par plus de 350 000 utilisateurs répartis dans 10 000 entreprises en France.
Les avantages de Zeendoc pour votre entreprise
Gain de temps et de productivité
La première promesse de Zeendoc est de vous faire gagner du temps. En automatisant la réception, le traitement et l’envoi des documents, ce logiciel libère les collaborateurs des tâches répétitives et chronophages, permettant ainsi une focalisation sur des missions à forte valeur ajoutée.
Par exemple, la reconnaissance automatique de caractères (LAD/RAD) extrait instantanément les informations essentielles des factures ou autres documents, éliminant ainsi les erreurs liées à la saisie manuelle et réduisant considérablement le temps de traitement.
Optimisation des coûts
En numérisant vos documents, Zeendoc diminue les dépenses liées à l’impression, au stockage physique et à la gestion papier. Les interfaces avec les logiciels comptables permettent également de rationaliser les processus financiers, conduisant à une réduction significative des coûts opératoires.
Sécurité et conformité
Tous vos documents sont hébergés en France et chiffrés selon des protocoles de sécurité avancés. De plus, Zeendoc garantit une conformité totale avec le règlement général sur la protection des données (RGPD), assurant ainsi la confidentialité et la protection de vos informations sensibles.
Cette solution offre aussi un archivage légal sécurisé, facilitant la future obligation de la facturation électronique et minimisant le risque de pertes de documents.
Facilité d’utilisation et adaptabilité
Interface intuitive et ergonomique
Les utilisateurs plébiscitent la simplicité et l’intuitivité de Zeendoc. Une formation de seulement trente minutes suffit généralement pour appréhender l’outil. Accessible en ligne via une URL, avec un identifiant et un mot de passe, le logiciel ne nécessite aucun téléchargement compliqué.
De nombreux filtres de recherche permettent de retrouver facilement tout type de document, qu’il soit indexé par montant, fournisseur ou nature.
Modularité et évolutivité
Zeendoc s’adapte parfaitement aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Sa modularité permet de commencer avec la dématérialisation de certains types de documents (comme les factures clients) et d’élargir ensuite progressivement à d’autres domaines (contrats, bulletins de paie, etc.).
Le logiciel évolue en parallèle avec les règlementations et les innovations technologiques. Par exemple, l’intégration de connecteurs comme Chorus Pro pour le traitement des factures administratives témoigne de sa capacité à répondre aux exigences légales en constante mutation.
Accessibilité et collaboration renforcée
Grâce à Zeendoc, tous vos documents sont accessibles en temps réel depuis différents appareils (ordinateur, smartphone, tablette). Cette accessibilité renforce le télétravail et facilite la collaboration entre membres de l’équipe, tant en interne qu’avec des partenaires externes.
- Centralisation de toutes les données documentaires;
- Consultation, téléchargement, validation et suppression de fichiers en quelques clics;
- Optimisation des flux de données et réduction des risques de perte lors de déplacements;
- Gestion des droits d’accès personnalisable pour chaque collaborateur.
Impact environnemental
En supprimant l’utilisation massive de papier, Zeendoc réduit considérablement l’empreinte carbone de votre entreprise. Utilisant des serveurs fonctionnant à l’énergie verte en France, ce logiciel contribue à un futur plus durable grâce à une gestion documentaire bas carbone.
Support et assistance dédiés
En choisissant Zeendoc, vous bénéficiez d’un accompagnement personnalisé de la part d’une équipe dédiée. Que ce soit pour une démonstration des fonctionnalités, l’installation du logiciel ou encore des questions pratiques sur son utilisation, une équipe réactive est là pour vous soutenir à chaque étape.
Zeendoc n’est pas simplement un logiciel de GED; c’est un véritable partenaire pour la croissance de votre entreprise. Adoptez-le dès aujourd’hui pour transformer votre gestion documentaire et booster votre efficacité.
