Grâce à la dématérialisation, les entreprises gagnent en facilité et en rapidité. Avec l’aide d’un logiciel spécifique et innovant dédié aux notes de frais, vous pourrez remplacer les reçus papier utilisés pour justifier les dépenses professionnelles.
Une solution économique et écologique
Les notes de frais dématérialisées se présentent sous forme électronique ; images scannées, fichiers PDF ou documents électroniques générés par des applications de gestion des dépenses. Comme les reçus traditionnels, les notes de frais électroniques peuvent être utilisées pour justifier les dépenses engagées par vos collaborateurs dans le cadre de leurs activités. Ainsi, vous pourrez les rembourser ou comptabiliser les dépenses dans la trésorerie de votre entreprise plus aisément. Avec cette solution 2.0, vous n’utiliserez plus de papier, ce qui reste écologique, car vous minimiserez votre empreinte carbone. Cela s’inscrit dans une démarche de responsabilité sociale et environnementale. De plus, vous optimiserez votre rangement puisque vous n’aurez plus à stocker tout un tas de papier. Pour en savoir plus, cliquez ici. Vous découvrirez les avantages et les solutions qui s’offrent à vous avec l’accompagnement de spécialistes dans ce domaine. En dématérialisant vos notes de frais, vous respecterez les obligations légales relatives à votre business, tout en employant des interfaces optimisées qui vous permettront de gagner un temps considérable. Par ailleurs, tout sera régi dans les règles de l’art puisque le logiciel est entièrement paramétrable. Il peut gérer tous les cas de remboursement de frais, même les plus complexes, et ce, de manière complètement sécurisée et automatisée.
Des outils hautement performants
Vos notes de frais seront fiables, conformes aux politiques internes de l’entreprise et aux réglementations fiscales en vigueur. Elles seront plus faciles à stocker, à rechercher et à analyser. Ainsi, vous réduirez également votre temps en termes de manipulation et d’archivages. Vous pourrez aussi profiter d’applications ou de logiciels de gestion des dépenses, ce qui simplifiera le processus de soumission, de validation et de remboursement. En effet, depuis un smartphone ou un ordinateur, il sera possible de saisir vos dépenses en toute simplicité. Il suffira d’utiliser le système de reconnaissance optique de caractères intégré qui lit le justificatif et qui préremplit la dépense. Le calcul automatique des frais kilométriques, la conversion des devis, etc, seront très appréciés. De nombreuses fonctionnalités sont disponibles, vous l’aurez compris. Grâce au service en ligne, vous bénéficierez d’une connexion HTTPS sécurisée, d’un accès 24 h/24 et 7 j/7, d’une sauvegarde quotidienne des données, d’un archivage illimité des pièces dématérialisées, etc. À l’heure actuelle, les notes de frais dématérialisées font partie intégrante des pratiques modernes de gestion des dépenses dans de nombreuses entreprises. Pourquoi pas la vôtre ?
